コロナで結婚式延期 お詫びの連絡の方法は?

結婚式延期報告ハガキ 結婚式

私達夫婦は2020年4月5日にみなとみらいで結婚式を挙げる予定でしたが、新型コロナウイルスコロナウイルス感染拡大の影響で延期せざるを得なくなってしまいました。想定外の延期でしたし、これまでの人生でお詫びしなければならない状態となったこともなく、お詫び状の方法なんて知らず…。

式場のスタッフさんにヒントをいただいたり、色々調べたりして結婚式延期のお詫び状を作りましたが、結構時間がかかりましたので誰かの参考になればと思い紹介します。

大切なのは早く正確に伝えること

結婚式の延期を決めた時、まず悩むのが延期を伝える手段かと思います。新型コロナウイルスの影響で結婚式の延期を決めた場合、急遽延期というパターンが多く日程が迫っているケースもあるかと思います。その場合はメールやLINE、電話など1日でも早くゲストに伝えてあげることが大切です。

もちろん一番忙しいのは新郎新婦本人たちですが、ゲスト側も衣装を買ったり、ご祝儀を準備したりと忙しくしています。なにより、遠方のゲストはホテルや新幹線、飛行機などを予約しているためそれらのキャンセルのことも考えるとまずは延期の日程などが決まっていなくても「延期する」ということを迅速に伝えます。「日程が迫っているため、取り急ぎLINE(メール)でのご連絡となりますが、追って新たな日取りなどの詳細を夫婦からお送りします」などと一文添えると丁寧です。

遠方のゲストにはこのタイミングで宿泊費や交通費のキャンセル料がどのくらい発生するか確認すると、後の手続きがスムーズです。

お詫び状を書く

メールや各種メッセンジャーが発達した現代ですが、まだまだ手紙が最も丁寧とされているため、落ち着いたタイミングで郵便でのお手紙を作成します。招待状を送る前など挙式までの猶予がある方は最初から郵便でも問題ないかと思います。

お詫び状はハガキ?封書?

お詫び状の形式にルールは無いようですが、封書の方がより丁寧とされているようです。ハガキだと文字があまり入らないので、文章が長くなる場合や一緒に何かを送りたい場合は封書がよいでしょう。

一方、ハガキのメリットとして、家庭用プリンターで印刷しやすい・切手が安いなど早く準備できるメリットがあります。仕事の合間に準備するのも大変ですし丁寧にやろうとして時間がかかってしまうよりは早めに送った方がよいと思われます。

お詫び状の構成

お詫び状は全部で5つの部分で構成されています。

①頭語
②時候の挨拶
③本文
④結語
⑤記書き

①頭語

頭語は④の結語とセットで使います。「拝啓・敬具」「 謹啓・謹白 」という組み合わせて使います。「拝啓(はいけい)」もフォーマルなお手紙で使われるものですが、改まった場面やお詫び状では、より丁寧でかしこまった「 謹啓 (きんけい)」を使います

頭語の後に一文字あけて②の時候の挨拶。もしくは見本のように改行しても問題ありません。

②時候の挨拶

手紙を送る季節に合った時候の挨拶を書きます。「○○の候」や「○○の季節」という部分です。時候の挨拶に続けて、相手への気遣いを書きます。見本は4月の手紙なので、「陽春のみぎり ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」としています。

③本文

手紙の用件を簡潔に書きます。見本では、結婚式の延期・お詫び・延期した日程での参列のお願いの3点について書いています。やや冗長となってしまっていますが、台風や妊娠による延期と異なり新型コロナウイルスの感染が1年後も続いていてさらに延期などがあるかもしれないという懸念があり、二転三転する可能性も考えて注記をいれてみました。

④結語

①頭語で使用した頭語に合った結語を使います。頭語を「拝啓」とした場合は「敬具」。「謹啓」とした場合は「謹白」を使います

位置は右寄せで使用します。

⑤記書き

記書きは結語の後にこの手紙で最も伝えたい部分を箇条書きで書き記します。

文書が1ページ(1枚)で完結する場合のみ使用でき、「記」を中央に書き、一行あけて内容を書き、最後に「以上」を書くのが記書きのルールとなっています。「以上」より下は何も書くことができません。

招待状を作った時に「以上」を付けていなかったので、見本では「以上」は記載せず、連名で締めました。

コピペ用テキスト

謹啓
陽春のみぎり ますますご清祥のこととお喜び申し上げます
このたび 新型コロナウイルス感染拡大の影響により
4月5日に予定しておりました結婚式を延期せざるを得ない状況となりました
ご列席いただく予定だった皆様にはご迷惑をおかけいたしまして
誠に申し訳ございません

直前での判断であったため メールやLINEなどでのご連絡となってしまいましたが
新たな日取りが決まりましたのでご案内申し上げます

誠に勝手とは存じますが 何卒ご了承いただき
ご列席を賜りますようお願い申し上げます
お日にちが近づきましたら また改めてこちらからご連絡をさせていただきます
※このような状況につき予定通りの開催が難しくなる可能性もございます。変更などがある場合は都度ご連絡させていただきます

謹白

お詫び状のデザイン

一般的なお詫び状は白黒もしくはシンプルなデザインで作成することが多いようです。喪中はがきのようなものもありました。

しかし、延期とはいえ結婚式はめでたいことであるということと、欧米では「Save the date」という日程調整をお願いするためのカードを招待状よりも前に送る文化があるので、私たちはどちらかというとそちらの意味合いに重きをおいたデザインとしてみました。(私が帰国子女で、日本的過ぎることがちょっと苦手ということもあります)

画像素材は招待状などにも使っていた「 水彩・色鉛筆・クレヨン きらきらときめく手描き素材集 」という素材集の画像を使って爽やかなデザインにしてみました。

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